Von Dagmar Nitsch-Musikant
E-Mail-Management
Wie beherrsche ich die Flut?
Die elektronische Post – Die E-Mail, ist auch in den Berufen im Gesundheitswesen als Kommunikationsinstrument im Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Die Informationen, der Austausch sind auf diesem Weg einfach und schnell zu erledigen. Damit dieser Bereich der täglichen Arbeit nicht zu unbeherrschbaren und chaotischen Zuständen führt, sprechen wir von E-Mail-Management. Mit der Berücksichtigung weniger, aber wichtiger Stepps, kommen Sie so in die Lage, diesen Teil der Arbeit zu managen, ohne vom System gemanagt zu werden.
Wie gut kennen Sie Ihre Software zur Bearbeitung der E-Mails?
Haben Sie die notwendigen Kenntnisse dazu in einer Fortbildung erlernt? Häufig gehen wir davon aus, das muss auch so gehen. Ein Selbstläufer, wie Fahrradfahren. Freunde, Verwandte, KollegInnen, PartnerInnen oder Selbstlernen im Internet leisten Unterstützungsarbeit, der Rest ist selbsterklärend, nein das ist es nicht!
Je besser Sie ihr E-Mailprogramm kennen, desto besser können Sie es auch nutzen. Die Postfächer tatsächlich nach ihrem Namen zu nutzen macht Sinn. Somit ist der Posteingang tatsächlich ausschließlich der Posteingang und kein Archiv oder ein Ort für ungelesene Mails.
E-Mailmanagement heißt, mit den vorhandenen Möglichkeiten, die die Software bietet, die Menge der eingehenden Mails, übersichtlich und zeitsparend zu bearbeiten. Ein gutes E-Mail-Management kann:
- Ordnung und Übersicht im System schaffen
- Zeit sparen
- Stress reduzieren
1. Ordnung und Übersicht im System schaffen
- Legen Sie sparsam Unterordner an, z.B. nach dem 7-Ordner-Prinzip aus dem Newsletter Selbstmanagement Teil 2
- Archivieren Sie E-Mails, die Sie laut Vorgabe im Unternehmen oder laut Gesetz mit festgelegten Fristen archivieren müssen
- So wie Sie täglich Ihren Schreibtisch oder Arbeitsplatz zum Arbeitsende auf-/leerräumen, sollte auch Ihr Posteingang zum Arbeitsende leer sein. Das heißt nicht, dass arbeitstäglich alle E-Mails oder deren Anhänge bearbeitet und erledigt sind. Das heißt:
- Gesehen
- Gelesen – unter 2 Minuten – sofort erledigt/über 2 Minuten – Terminiert und Mail mit Termin verknüpft
- Mail im Posteingang löschen
- Nach einem festen Rhythmus – Postfächer kontrollieren und leeren – Gelöschte – Gesendete – Archiv – Junk-Mails
- Möglichkeiten: 4 x im Jahr oder 1 x monatlich
- Lernen Sie zu löschen, es befreit enorm.
Zeit sparen Sie zunächst dadurch, wenn Sie die Software beherrschen. Alle Möglichkeiten kennen, die Ihnen Zeit ersparen, die Sie für wichtige Dinge sinnvoll nutzen können. Haben Sie sich eine Tagesordnungsliste erstellt und arbeiten bereits damit?
Im Selbstmanagement Teil 1 habe ich eine Tagesordnungsliste erwähnt. Zum Umgang mit den Listen ist es sinnvoll für einen Probezeitraum die Listen in Papierversion zu nutzen, später können sie die Listen elektronisch nutzen.
Für den Bereich der E-Mailbearbeitung vergeben Sie feste Zeitfenster zur Bearbeitung der E-Mails in der Tagesordnungsliste. Das kann zwischen 1x – 2x oder 3x täglich variieren. Die notwendige Zeit legen Sie nach dem E-Mail-Aufkommen fest.
Sie lesen oder öffnen keine E-Mails außerhalb der sich selbst vorgegebenen Zeitfenster.
Hier finden Sie die wichtigen Tipps zusammengefasst:
- Eingangsmeldung – ausschalten
- 1 x im Quartal entmüllen
- Keine Ping-Pong-Mails / Nutzen Sie bei komplexen Angelegenheiten das Telefon
- Textbausteine hinterlegen
- Direkt-Prinzip – 90 % unter 2 Minuten zu erledigen
- Aussagekräftige „Betreffs“ nutzen (Selbst-Andere)
- Öffnen – Im Block abarbeiten
- Den Einsatz cc – und bcc kritisch einsetzen und kommunizieren
- Löschen lernen
3. Stress reduzieren
Ein voller Posteingang, viele weitere übervolle Ordner, all das führt dazu, den Überblick zu verlieren, nicht schnell genug zu sein.
Das führt zu Stress.
Strukturiert, Organisiert erhalten Sie sich einen Überblick. Sie gehen anders als bisher mit Ihrer Zeit um, können schnell und zielorientiert reagieren. Sie sind insgesamt professioneller aufgestellt und Ihr Stress reduziert sich.
Sprechen Sie geplante Veränderungen mit Kolleg*Innen und Vorgesetzten im Vorfeld ab. Wenn Sie Mails bisher direkt nach Eingang geöffnet haben, teilen Sie mit, warum es zukünftig anders läuft, etwas länger dauert, aber organsierter und strukturierter umgesetzt wird.
Im „Notfall“ schreiben Sie keine E-Mail, sondern Sie greifen zum Telefon.
Nehmen Sie sich einmal die Zeit der Neustrukturierung und Organisation der Arbeit mit E-Mails. Nehmen Sie an einer professionellen Schulung für ihre Software teil, erhöhen Sie damit die Auslastung der Software um einen wesentlichen Anteil.
Oftmals fehlt Ihnen nichts, da Sie viele Neuerungen Ihrer Software gar nicht kennen.
Stressfrei wird es nicht gehen, aber dieser ist vermeidbar.
