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Selbstorganisation Teil 4

 

Vom Planen ins Tun

Von Dagmar Nitsch-Musikant

Nachdem sie nun im neuen Jahr mit vielen guten Vorsätzen und inneren Versprechen gestartet sind, meine Frage: „Was haben sie bereits umgesetzt?“

Oder sind sie mit viel Elan das Thema Selbstmanagement gegangen und haben erst einmal gelesen und gedacht, ich sollte, ich müsste, ich könnte mal, hat noch Zeit, morgen ist auch noch ein Tag?

 

Die richtige Gelegenheit anzufangen hat sich noch nicht ergeben?  Wird sie auch nicht tun! Machen sie den ersten, wichtigen Schritt.

Fangen sie an!

Wer schon angefangen hat, stellt schnell fest, jetzt besteht die Kunst darin, diesen neuen und besseren Zustand auf hohem Level zu erhalten und weiter zu machen. Es macht wirklich Spaß und Freude, bleiben sie dran!

 

Was sind die häufigsten Gründe, gedanklich zu planen und an dieser Stelle stecken zu bleiben, hier schauen wir einmal näher hin:

Stolperstein und Bremsklötze

  • Aufschieberitis oder Prokrastination (vertagen/verschieben): Wir sprechen von einer Arbeitsstörung, mit Abneigung bestimmte Aufgaben umzusetzen, diese zu tun.  Gründe dafür sind häufig verknüpft mit einer fehlenden Planung.
  • Das Setzen von Prioritäten fällt schwer, da alle Aufgaben von hoher Wichtigkeit und Dringlichkeit sind.
  • Delegieren von Aufgaben scheitert daran, dass ich meine, es selbst am besten zu können, oder einfach zu wenig Zeit aufgewendet habe, Aufgaben konsequent abzugeben.

 Prioritäten setzen – aber richtig!

 

Hier möchte ich Ihnen 4 Möglichkeiten vorstellen, die wirkungsvoll in der Anwendung sind, wenn sie sich die Zeit dafür nehmen.

A-B-C-Analyse

Ziel der ABCAnalyse ist es, den Fokus stärker auf die wichtigen Dinge zu legen.

 

Dazu schaut man sich die Aufgaben an, mit denen man sich regelmäßig beschäftigt und bewertet sie unter zwei Aspekten:

  1. Wie wichtig ist eine Aufgabe?  Die ABCAnalyse unterscheidet zwischen sehr wichtigen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben.
  2. Wie viel Zeit investiere ich für die Aufgabe?

 

Anschließend wird für jede Aufgabengruppe die gesamte Arbeitszeit ermittelt.  Zum Beispiel

  • Die A-Aufgaben nehmen rund 60% der Zeit ein
  • Die B-Aufgaben nehmen rund 20 bis 25% der Zeit ein.
  • Die C-Aufgaben nehmen maximal 15% der Zeit ein.

 

In unserem Arbeitsalltag sieht es meist anders aus! Da ist der Anteil der C-Aufgaben deutlich größer!

Entwickeln Sie ein Schema und bewerten Sie Ihre täglichen Aufgaben.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80/20-Regel bekannt. Hier geht es um die richtige Priorisierung der Aufgaben:

 

Mit 20% Aufwand kann ein Ergebnis von 80% erreicht werden. Um die letzten 20% auch noch zu schaffen, müssen ganze 80% Aufwand hineingesteckt werden.

 

 

Sie sollten herausfinden, was die wichtigen 20% sind und sich möglichst darauf konzentrieren. Mit den übrigen 80% sollten Sie sich nur befassen, wenn es wirklich notwendig ist.

Eisenhower-Methode

Hier werden die eigenen Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert.

 

 

  • Wichtig und dringlich:  Selbst und sofort
  • Nicht dringlich, aber wichtig:  Terminieren, später selbst erledigen oder delegieren
  • Nicht wichtig, aber dringlich:  Delegieren
  • Nicht dringlich / nicht wichtig:  Nicht oder viel später

Alpen-Methode

Gipfelstürmer planen mit der ALPEN Methode

  • Aufgabe aufschreiben
  • Länge schätzen
  • Puffer einplanen
  • Entscheidung treffen, Prioritäten setzen
  • Nachkontrolle, Bilanz ziehen

 

Es geht bei der ALPEN-Methode darum, einen Tagesplan zu erstellen und so die tägliche Arbeit zu organisieren.

Voraussetzung für diesen Tagesplan ist es, dass Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages so vollständig wie möglich auf eine Liste schreiben, den erwarteten Zeitaufwand abschätzen, dabei Zeitpuffer für Unerwartetes einplanen (mindesten 40% Ihrer verfügbaren Zeit!).

Dann entscheiden Sie , welche Aufgaben wirklich wichtig sind und setzen Prioritäten.

Und am Ende das Tages kontrollieren Sie, ob Ihr Plan aufgegangen ist – und optimieren den Tagesplan für den nächsten Tag.

Alle aufgeführten Methoden und Tools unterstützen sie darin, selbstbestimmt zu planen und Geplantes auszuführen. Wenn sie es nicht schaffen, sich zu planen, Prioritäten zu setzen, werden es andere für sie tun, damit sprechen wir dann nicht mehr über Selbstbestimmtheit am Arbeitsplatz.

Vorteile einer gelungenen Selbstorganisation:

 

  • Gute und sichtbare Ergebnisse
  • Vorbild zum Thema Ordnung und Organisation
  • Zeitersparnis – Alles hat einen Platz – Alles hat seinen Platz
  • Reduzierter Stress – Wohlgefühl am Arbeitsplatz
  • Positive Außendarstellung
  • Gesetzte Ziele werden erreicht
  • Vertretungs- und Urlaubssituationen stressfrei

Wenn Sie sich für diese und weitere Methoden interessieren und mehr erfahren wollen oder Fragen haben, rufen Sie uns an   0201 / 703734 oder senden eine Mail an: info@kaemmer-beratung.de.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!