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Selbstorganisation Teil 2

Von Dagmar Nitsch-Musikant

Letztlich kommen wir beim Büro-Arbeitsplatzmanagement nicht ohne Selbstmanagement zum Ziel.

 

Meine Zeit kann ich definitiv nicht managen. Der Tag hat 24 Stunden, das steht fest! Wenn ich etwas verändern oder verbessern will, muss ich mich selbst managen und das heißt, Disziplin.

 

Ohne – geht es nicht!

Was bedeutet Selbstmanagement?

 

Selbstmanagement fasst zusammen, wie es Ihnen gelingt, sich selbst und ihre Arbeitsweise in den Griff zu bekommen. Dafür benötigt die/der eine mehr, die/der andere weniger an Zeit, Aufwand und Disziplin.

1.  Ist mein Arbeitsplatz übersichtlich und ordentlich?

 

Bringen Sie Ihren Arbeitsplatz und/oder das Büro in Ordnung!

Starten Sie mit der japanischen „Kaizen“-Methode.

Der Weg in die Praxis

 

Bei dieser Methode handelt es sich um einen Prozess, um einen Prozess, deren positive Wirkung sich nur dann grundlegend und dauerhaft entfaltet, wenn Sie konsequent dabeibleiben. Wenn Sie bestimmte Grundregeln einhalten wird diese Methode ihren Arbeitstag nutzbringend erleichtern, auf Dauer!

„Ein Prozess ist eine Kette von zusammenhängenden Aktivitäten, die gemeinsam einen Nutzen schaffen.“

 

 

Seiri – Sortieren

Die Hilfsmittel und Materialien am Arbeitsplatz werden in drei Bereiche aufgeteilt

  • ständig benötigt – kann aus Trainingsgründen auch weiter weg platziert sein und zum Aufstehen zwingen (Rückenschonend)
  • eher selten benötigt
  • überflüssig – kann verschenk oder entsorgt werden

 

 

Seiton – Systematisieren

  • Alles hat einen Platz – Alles hat seinen Platz
  • Alles beschriften – Schubladen, Regale, Schränke
  • Entscheidung – Leertischler oder Volltischler

 

Seiso – Säubern
Wenn Sie dauerhaft einen sauberen Arbeitsplatz wollen, dann muss regelmäßig gereinigt und aufgeräumt werden.

  • Auf- Leerräumen – täglich
  • Reinigen – 1 x wöchentlich – Oberflächen, 2 x jährlich – Schubladen und Schränke

 

Seiketsu – Standardisieren

  • Aufräumregel wird zum Standard erklärt.
  • Sie überlegen sich für immer wiederkehrende Abläufe z.B. Berichte, E-Mail-Texte, mit

 

 

Shitsuke – Selbstdisziplin

Wenn Sie etwas an ihrem Verhalten verändern oder verbessern wollen, dann müssen Sie es tun. Kämpfen Sie nicht mit ihrem inneren Schweinhund. Schauen Sie einfach, dass er nicht größer wird, als Sie wollen!

Setzen Sie sich Ziele zum Thema Ordnung!

 

Ziele setzen mit der SMART – Methode. Diese Methode wird eingesetzt, um ein Ziel nach den unten aufgeführten Kriterien zu beschreiben, um damit gesetzte Ziele auch zu erreichen.

 

S pezifisch              – Konkret, unmissverständlich, positiv, eindeutig präzise  formuliert.

 

M essbar                – Ist eine Zielerreichung deutlich erkennbar und eindeutig messbar

 

A ttraktiv                – und/oder akzeptiert, von Ihnen selbst oder beteiligten Personen. Benutzen Sie keine negativen Beschreibungen.

 

R ealistisch             –  Ziele sind so zu formulieren, dass sie durch das eigene Verhalten aktiv beeinflusst werden können. Ziele dürfen herausfordernd, realistisch und machbar sein.

 

T erminiert              – Hier geht es darum, bis wann wollen Sie ihr Ziel erreichen?

Der Weg in die Praxis durch Ziele setzen

 

Nehmen Sie sich eine Moderationskarte.

Formulieren Sie nach der SMART- Methode ein Ziel in schriftlicher Form, bitte handgeschrieben mit einem Edding. Gehen Sie Punkt für Punkt der SMART-Regel durch und kontrollieren ihre Zielformulierung. Wenn Sie jedes Wort (SMART) mit einem Ja beantworten können, steht der Zielerreichung nichts im Wege.

 

Ordnung herzustellen ist nicht schwer.

Diese erstellte Ordnung zu halten, das ist die Kunst!

2. Wie sieht mein Posteingang aus?

 

Ordnung beginnt im Kopf, wenn ich aus meinem Arbeitsplatz einen Leertisch gemacht habe, kümmere ich mich auch um die digitalen Arbeitsbereiche.

Papier und E-Mail oder ausschließlich Papierlos?

 

Wenn Sie die erstelle Ordnung im Sichtbereich begeistert, fangen Sie an ihren PC-Arbeitsplatz aufzuräumen.

 

So wie Sie nun jeden Morgen einen aufgeräumten Leertisch vorfinden, freuen Sie sich auf einen fast leeren Posteingang.

 

Das motiviert und macht den Start in den Arbeitstag einfacher.

  • Ihre E-Mail bearbeiten Sie nach einem Blocksystem, 1 – 3 mal täglich
  • Der Posteingang ist kein Archiv!
  • E-Maibearbeitung erfolgt nach folgendem Prinzip:
    • Öffnen
    • Lesen
    • Bearbeiten, wenn länger als 2 Minuten Dauer – Bearbeitung terminieren
    • Mail mit Termin verknüpfen
    • Mail im Posteingang löschen, archivieren oder in angelegten Ordner verschieben

3. Finde ich mit wenigen Griffen oder Klicks meine Unterlagen?

 

Übersicht Ordner und Dateien

Es gibt zwei Möglichkeiten:

 

  1. Sie nutzen das vorhandene, hauseigene Ordnungssystem
  2. Sie legen sich selbst ein Ordnungssystem an.

 

 

Hier bietet sich das 7-Ordner Prinzip an.

 

Es ist übersichtlich und schnell in der Handhabung.  Her gibt es eine gute Beschreibung dieser Methode: www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/7-ordner-system

4. Kenne ich die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Unterlagen?

Hier gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten:

 

  1. In Ihrem Unternehmen gibt es eine klare Anweisung zum Umgang und Archivierung von Dokumenten und E-Mails. Sicherheitshalber fragen Sie bitte bei ihrem Arbeitgeber nach.
  2. Zu diesem Thema gibt es, aufgrund der vielen mitentscheidenden Gesetzte, leider nur grobe Richtlinien. Sprechen Sie ihre Vorschläge und Entscheidungen mit ihren Arbeitgebern unbedingt ab.

 

Eine gute Übersicht finden Sie unter dem folgendem Link: www.ppm-online.org/misten-sie-ihr-archiv-unter-wahrung-der-gesetzlichen-aufbewahrungspflichten-aus/

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!