Letztlich kommen wir beim Büro-Arbeitsplatzmanagement nicht ohne Selbstmanagement zum Ziel.
Meine Zeit kann ich definitiv nicht managen. Der Tag hat 24 Stunden, das steht fest! Wenn ich etwas verändern oder verbessern will, muss ich mich selbst managen und das heißt, Disziplin.
Ohne – geht es nicht!
Selbstmanagement fasst zusammen, wie es Ihnen gelingt, sich selbst und ihre Arbeitsweise in den Griff zu bekommen. Dafür benötigt die/der eine mehr, die/der andere weniger an Zeit, Aufwand und Disziplin.
Bringen Sie Ihren Arbeitsplatz und/oder das Büro in Ordnung!
Starten Sie mit der japanischen „Kaizen“-Methode.
Bei dieser Methode handelt es sich um einen Prozess, um einen Prozess, deren positive Wirkung sich nur dann grundlegend und dauerhaft entfaltet, wenn Sie konsequent dabeibleiben. Wenn Sie bestimmte Grundregeln einhalten wird diese Methode ihren Arbeitstag nutzbringend erleichtern, auf Dauer!
„Ein Prozess ist eine Kette von zusammenhängenden Aktivitäten, die gemeinsam einen Nutzen schaffen.“
Seiri – Sortieren
Die Hilfsmittel und Materialien am Arbeitsplatz werden in drei Bereiche aufgeteilt
Seiton – Systematisieren
Seiso – Säubern
Wenn Sie dauerhaft einen sauberen Arbeitsplatz wollen, dann muss regelmäßig gereinigt und aufgeräumt werden.
Seiketsu – Standardisieren
Shitsuke – Selbstdisziplin
Wenn Sie etwas an ihrem Verhalten verändern oder verbessern wollen, dann müssen Sie es tun. Kämpfen Sie nicht mit ihrem inneren Schweinhund. Schauen Sie einfach, dass er nicht größer wird, als Sie wollen!
Ziele setzen mit der SMART – Methode. Diese Methode wird eingesetzt, um ein Ziel nach den unten aufgeführten Kriterien zu beschreiben, um damit gesetzte Ziele auch zu erreichen.
S pezifisch – Konkret, unmissverständlich, positiv, eindeutig präzise formuliert.
M essbar – Ist eine Zielerreichung deutlich erkennbar und eindeutig messbar
A ttraktiv – und/oder akzeptiert, von Ihnen selbst oder beteiligten Personen. Benutzen Sie keine negativen Beschreibungen.
R ealistisch – Ziele sind so zu formulieren, dass sie durch das eigene Verhalten aktiv beeinflusst werden können. Ziele dürfen herausfordernd, realistisch und machbar sein.
T erminiert – Hier geht es darum, bis wann wollen Sie ihr Ziel erreichen?
Nehmen Sie sich eine Moderationskarte.
Formulieren Sie nach der SMART- Methode ein Ziel in schriftlicher Form, bitte handgeschrieben mit einem Edding. Gehen Sie Punkt für Punkt der SMART-Regel durch und kontrollieren ihre Zielformulierung. Wenn Sie jedes Wort (SMART) mit einem Ja beantworten können, steht der Zielerreichung nichts im Wege.
Ordnung beginnt im Kopf, wenn ich aus meinem Arbeitsplatz einen Leertisch gemacht habe, kümmere ich mich auch um die digitalen Arbeitsbereiche.
Wenn Sie die erstelle Ordnung im Sichtbereich begeistert, fangen Sie an ihren PC-Arbeitsplatz aufzuräumen.
So wie Sie nun jeden Morgen einen aufgeräumten Leertisch vorfinden, freuen Sie sich auf einen fast leeren Posteingang.
Das motiviert und macht den Start in den Arbeitstag einfacher.
Übersicht Ordner und Dateien
Es ist übersichtlich und schnell in der Handhabung. Her gibt es eine gute Beschreibung dieser Methode: www.sekretaria.de/bueroorganisation/organisation/7-ordner-system
Eine gute Übersicht finden Sie unter dem folgendem Link: www.ppm-online.org/misten-sie-ihr-archiv-unter-wahrung-der-gesetzlichen-aufbewahrungspflichten-aus/