Kundenbereich

Warten und hoffen oder aktiv steuern?
Welche Kennzahlen sind wichtig?

Von Friedrich Trapp

Aussagekräftige Finanzinformationen sind für den erfolgreichen Betrieb einer Pflegeeinrichtung notwendig und Kennzahlen sind in der Steuerung des Betriebsalltags ein unverzichtbares Instrument.

 

Die Möglichkeiten, ein Controlling zu etablieren, sind angesichts der wenigen Mitarbeitenden in der Verwaltung oft eingeschränkt, der Aufwand muss sich in Grenzen halten stark oder positiv formuliert, wenige Kennzahlen müssen für eine nachhaltige Steuerung ausreichen.

 

Ziel des Controllings ist es, das wirtschaftliche Ergebnis eines Unternehmens durch Steuerung, Koordination und Kontrolle zu optimieren, Chancen, Risiken und Fehler frühzeitig erkennen und Lösungen zuzuführen.

 

Frage: Welche Kennzahlen muss ich erheben, um ein angemessenes Controlling zu betreiben?

Beschäftigungsgrad

Personalcontrolling

 

In Pflegeheimen stellen die Personalkosten den größten Anteil an den Gesamtaufwendungen.  Es gilt, die Personal-Sollwerte (ltd. Entgeltvereinbarung) mit den Ist-Werten abzugleichen. Der Vergleich des Ist-Status mit den Soll-Plan zeigt dem Beschäftigungsgrad auf.

Die Formel für den Beschäftigungsgrad lautet:  Ist-Beschäftigung / Soll-Beschäftigung

 

Belegungsschwankungen und Veränderungen im Pflegegradmix müssen in diesem Kontext berücksichtigt werden. Die Personal-Sollwerte sind dynamisch, sie sind nach oben oder unten, entsprechend den genannten Veränderungen, in der Bewohnerstruktur anzupassen.

 

Damit kommen wir zu zwei wichtigen Kennzahlen der Ertragssteuerung:  Auslastung + Pflegegradmix bzw. der Pflegekennziffer.

Auslastung + Pflegegradmix

Grundlage der Soll-Ist-Betrachtung bildet die, in der aktuell gültigen Entgeltvereinbarung, festgeschriebene Auslastung sowie die Verteilung der Bewohner*innen nach Pflegegraden, der Pflegegradmix.

 

Zur Vereinfachung der Bewertung des Pflegegradmix empfehlen wir als Hilfsgröße die Nutzung einer Pflegekennziffer (PKZ), auf der Basis von Äquivalenzziffern. In unserem Controlling-Tool verwenden wir die hessischen Äquivalenzziffern.

 

In diesem Beispiel wird der Pflegegrad 2 als Bezug gewählt.

Die zugehörige Äquivalenzziffer für diesen Pflegegrad wird deshalb auf den Wert 1,00 gesetzt.

 

Mit dieser Hilfstabelle können wir eine Pflegekennziffer ermitteln und laufend kontrollieren.

 

 

Die tatsächlichen Bewohner*innen werden mit der Äquivalenzziffer je Pflegegrad multipliziert, so erhalten wir die “Gewichteten Bewohner”.

Gewichtete Bewohner dividiert durch tatsächliche Bewohner ergibt die Pflegekennziffer.

Je höher die PKZ +  je höher die Gesamtheit an Pflegeraden desto höher die Erträge aus Pflege.

Die nachfolgend dargestellte Tabelle zur Abgleichung der Belegung zeigt nicht nur die Auslastung, sondern über die PKZ den Pflegegradmix.

 

Download der Tabelle im Excel-Format: Ist-Belegungsstatistik 2021 V 1.0

Erlösverprobung

Wir verbinden hier die klassische Erlösverprobung mit dem Soll-Ist-Abgleich der Erträge und dem Personalabgleich über die Soll-Ist-VK Stellen sowie ergänzend über einen Soll-Ist-Abgleich der Personalkosten, sagen doch die Stellenanteile nur wenig über die tatsächlichen Personalkosten aus.

 

Mit diesem Controlling- Tool sind Sie in der Lage, die wichtigsten Kennzahlen im Unternehmen (Erträge aus der Pflege und Personalkosten) zeitnah zu überblicken und zu steuern.

 

Download der Tabelle im Excel-Format: Muster Erlösverprobung 2021 V 1.0

Personalmix und Fehlzeiten

Der richtigen Personalmix als eine weitere Kenngröße in der Personalwirtschaft sowie die Fehlzeiten der Mitarbeitenden sind als weitere Kennzahlen von großer Bedeutung.

Hierzu werden wir in den nächsten Newslettern detailliert informieren!

Kennzahlen der Pflege

Pflegecontrolling

Neben den genannten Bereichen des Controllings, gibt es natürlich auch im Bereich der Pflege die Notwendigkeit Kennzahlen zu erheben und regelmäßige Soll-Ist-Abgleiche durchzuführen und mit den beteiligten Leitungskräften zu besprechen.

Ziel dieses Controlling ist der Erhalt oder die Steigerung der Qualität von Pflege und Betreuung und damit letztlich die Bewohnerzufriedenheit.

Im Rahmen der hier beschriebenen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen bleibt es im Hinblick auf das Pflegecontrolling bei einem Hinweis.

Weitere Hilfe

Wenn Sie mehr über Controlling und Kennzahlen wissen möchten, sprechen Sie uns an, wir unterstützen Sie, ganz individuell auf Ihre Einrichtung/Ihren Dienst abgestimmt.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!