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Maßnahmen der Effizienzsteigerung

Teil 1: Leitungsteam und Verwaltungsteam

Von Predrag Antunovic, Berater der KKB

In unserer neuen kleinen Reihe stellen wir Ihnen in kurzer Form intelligente, praktikable Konzepte zur Sicherung der Qualität und Wirtschaftlichkeit in ambulanten Pflegediensten vor.

Teil 1: Leitungsteam und Verwaltungsteam

Im ersten Teil gibt unser Autor Predrag Antunovic Tipps, wie man seine Verwaltung effizient organisieren kann. Dabei spielen Teamdesign, Romantik des Teams (!), Zusammen“setzung“ (im wahrsten Sinne des Wortes) und eine Zauberformel für den Personalschlüssel wichtige Rollen.
Lassen sie sich überraschen!

Teil 1: Leitungs- und Verwaltungsteam

Kleine ambulante Pflegedienste versorgen bis zu 100 Klienten. Sowohl gesetzliche Vorgaben als auch gelebte Praxis verlangen hier eine 1,0 VK-Stelle für die Pflegedienstleitung und mindestens eine 0,5 VK-Stelle für die stellvertretende Pflegedienstleitung. Darüber hinaus benötigen Sie für diese Größenordnung maximal 0,75 VK-Stellen in der Verwaltung. Idealerweise teilen Sie diese auf zwei Mitarbeiter*innen auf, damit die Urlaubsvertretung abgedeckt werden kann.

Neben der rein zahlenmäßigen Verteilung von Stellen sind noch weitere Faktoren zu berücksichtigen. Sie wollen ja erfolgreich arbeiten, mindestens schwarze Zahlen schreiben und eine gute Qualitätsnote bekommen. Ein wichtiger Aspekt ist die Teamzusammenstellung unter Berücksichtigung verschiedener Persönlichkeitseigenschaften und Kompetenzen.

Schlechte Organisation führt zu Motivationsverlusten

Ob Verwaltung und Leitung gut oder schlecht organisiert sind, beeinflusst die Arbeit der Mitarbeiter, die Touren fahren, trägt entscheidend zu Ihrer Arbeitszufriedenheit und ihrem Wohlbefinden bei.

Szenario 1:

Krankenschwester Monika fährt verschiedene Touren als so genannte Springerin. Jedes Mal ist die Reihenfolge in der Tour vollständig durcheinander und unstimmig. Da sie mittlerweile alle Klienten kennt, fährt sie ihre eigene Reihenfolge und denkt sich: ,,Die im Büro können sowieso nicht planen.“ Sie ist mit ihrer Leitung unzufrieden.

Szenario 2:

Krankenschwester Monika fährt verschiedene Touren als so genannte Springerin. Jedes Mal ist die Reihenfolge in der Tour sehr gut geplant, so dass sie sich vollständig darauf verlassen kann. Sie konzentriert sich auf die Qualität ihrer Arbeit und muss nicht über die Reihenfolge in ihrer Tour nachdenken. Sie denkt sich: ,,Die im Büro können gut planen und haben alles im Griff“. Sie ist mit ihrer Leitung zufrieden.

Wägt man Gefahren und Chancen von Teams gegeneinander ab, so scheinen die Gefahren eher zu überwiegen. Für den Einsatz in der Pflege-Praxis folgt daraus, dass zur Bewältigung von Aufgaben im Bereich von Verwaltung oder Management häufig viel zu schnell Teams gebildet werden. In ambulanten Pflegedienst tut sich oft, vor allem in der Verwaltung, Zeitlang nicht viel. Die Gefahren lauern dann wenn der ambulanter Pflegedienst wächst. Der Pflegemarkt heute weist mehr Dynamik bzw. organischen Wachstum als vor zehn Jahren auf. Dieser organische Wachstum bedeutet sowohl mehr Kunden als auch mehr Personal aus eigener Kraft zu bewältigen. Die Kunst an der Stelle ist zugleich die Herausforderung für die Pflegedienstleitungen, organisches Wachstum durch gute betriebliche Organisation zu managen mit dem Ziel stetiger Effizienzsteigerung. Was bedeuten an der Stelle betriebliche Organisation? Definition: Unter betrieblicher Organisation versteht man die Gesamtheit aller Aktivitäten und Maßnahmen zu Gestaltung, Sicherstellung und Einführung von Managementaufgaben unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und Maßnahmen der Effizienzsteigerung. Zur Managementaufgaben gehören : Kontrolle, Organisation, Planung, Personal Management und Führung.

Der Nutzen von Teams

Zu Maßnahmen der Effizienzsteigerung gehören unter anderem auch Effektivität von Teams bezeichnet von Allen und Hecker (2004) als Romantik des Teams. Sie führen diese romantische Überhöhung auf den psychologischen Nutzen zurück, den Mitglieder aus der Arbeit in Gruppen ziehen. Demnach bieten Teams sozioemotionalen und kompetenzbezogenen Nutzen. Sozioemotional gesehen erfüllen Teams universelle soziale Bedürfnisse, verringern Unsicherheit in der Arbeit und – da die Arbeit im Team häufig Spaß macht – tragen zur Arbeitszufriedenheit und zum Wohlbefinden bei. Kompetenzbezogen ermöglichen sie es, zentrale Gefühle der Effizienz und des Selbstvertrauens aufrechtzuerhalten.

Räumlichkeiten teamgerecht nutzen

Unsicherheit bei der Arbeit in der Verwaltung eines ambulanten Pflegedienstes wird oft durch Gemeinschaftsbüros (mehr als zwei Mitarbeiter in einem Büro) gelöst. Bei größeren Pflegediensten ist es empfehlenswert, z. B. eine Teamleitung zusammen mit dem*der Verwaltungsmitarbeiter*in gemeinsam in ein Büro zu setzen. Dabei geht es in erste Linie um so genanntes Teamdesign: homogene vs. heterogene Gruppen.

Empirisch gesehen sollten bei Erfüllung sehr anspruchsvoller Aufgaben Einzelbüros, bei weniger anspruchsvollen Aufgaben Gemeinschaftsbüros bevorzugt werden.

Team und Diversity

Beim Teamdesign sollen wesentliche Merkmale des Teams – Fähigkeiten der Mitglieder, Ziele, Größe, Ressourcen etc. – so gestaltet werden, dass eine möglichst gute Zusammenarbeit im Team gewährleistet wird. Dazu zählen auch Fragen der Arbeitsgestaltung, der Arbeitsteilung oder der dem Team zugebilligten Autonomie.

Für die Gestaltung von Gruppen (nach Ladwig 2009) stellt sich die Frage, hinsichtlich welcher Größen Vielfalt (diversity) besteht. Die wichtigsten Größen der Vielfalt zeigt folgende Übersicht:

  1. Demografische Merkmale, z. B.:

– Alter

– Geschlecht

– Körperliche Konstitution (körperliche/geistige Behinderung etc.)

– Kultureller Hintergrund (Geburtsland, familiäre Wurzeln etc.)

– Ausbildung

– Familienstand

  1. Know-how und Erfahrungen, z. B.:

– Aufgabenbezogenes Wissen

– Fähigkeiten aus unterschiedlichen Karrierewegen

– Frühere Einsatzgebiete

– Berufserfahrungen

  1. Wertesystem, z. B.:

– Werte

– Glauben bzw. Überzeugungen

  1. Charakter bzw. Persönlichkeit, z. B.:

– Verhalten

– Auftreten

  1. Sozialer Status, z. B.:

– Rang

– Position bzw. Hierarchie

– Macht bzw. Autorität

– Netzwerkzugehörigkeit

So berechnen Sie Ihren Personalbedarf bei Leitung und Verwaltung

Personalschlüssel bei wachsendem Leitungs-/Verwaltungsbedarfenst

Wenn Sie immer mehr Klienten versorgen, brauchen Sie immer mehr Personal, auch in Leitung und Verwaltung. Oft stellt sich die Frage: „Wie viel Leitung bzw. Verwaltung kann ich mir leisten?“ Je mehr Klienten Sie haben, desto mehr Verwaltung und Leitungsaufwand ist vorhanden.

Unabhängig davon, welchen Ertrag Sie bei dem Klienten umsetzen, haben Sie bei allen folgenden Verwaltungs- bzw. Leitungsaufwand: Erstgespräch, Angebot erstellen, Versorgungsvertrag mit dem Klienten schreiben, die Planung in die Tour vornehmen, evtl. Verordnung häusliche Krankenpflege beim Arzt besorgen und die bearbeiten, Telefonate führen und vieles mehr. Aus diesem Grund konzentrieren wir uns auf die Anzahl von Klienten als eine abhängige Variable, die für die Berechnung ausschlaggebend ist.

Mit folgender Formel können Sie sich Ihre Soll-Leitungs- bzw. Verwaltungsstellen auf einfache Weise ausrechnen:

  • Ein Zuwachs von jeweils 45 Klienten erhöht den Personalbedarf in der Verwaltung um 0,25 VK (= auf 4,5 Klienten kommen 0,025 VK-Stellen Verwaltung).
  • Ein Zuwachs von jeweils 45 Klienten erhöht den Personalbedarf in der Leitung um 0,17 VK (= auf 4,5 Klienten kommen 0,017 VK-Stellen Leitung).

Sie können für Leitung und Verwaltung auch eine Gesamtrechnung vornehmen, indem Sie die VK-Koeffizienten miteinander addieren (0,25 + 0,17 = 0,42 VK auf alle 45 Klienten) oder (0,025 + 0,017 = 0,042 VK auf 4,5 Klienten).

Rechenbeispiel Leitung und Verwaltung zusammen:

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!